Sistemas de control horario y uso de datos biométricos

28 Mayo, 2024

¿Cómo se puede registrar la jornada laboral de los trabajadores?

Desde el 12 de mayo de 2019, el registro de la jornada laboral se incorpora como una de las medidas obligatorias de lucha contra la precariedad laboral. Tal y como señala el RD-ley 8/2019, de 8 de marzo, “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

El modo para registrar la jornada laboral de los empleados se decidirá mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

En cuanto a los métodos empleados para el registro de la jornada laboral, la normativa no establece, de momento, una forma específica. Lo que sí cabe decir es que el Gobierno ha promulgado una nueva Ley en la que se va a prohibir el registro de la jornada laboral en papel. El método empleado debe estar informatizado y permitir el acceso de manera telemática a los inspectores de trabajo. De esta forma, Trabajo vuelve a tomar en consideración la propuesta de los sindicatos, que ya pidieron hace unas semanas la eliminación del registro horario en papel que todavía realizan algunos negocios. Sin embargo, la obligación de que el registro esté conectado con la Inspección sólo afectaría, en un primer momento, a las pymes de más de 50 trabajadores.

Ante este planteamiento, los sindicatos han pedido que también se obligue a los negocios más pequeños a adaptarse y disponer del registro horario telemático para que la Inspección pueda comprobarlo directamente, aunque en este caso se haga con mayor flexibilidad. Según consideran, el registro horario en papel no cumple con los requisitos de “accesibilidad, objetividad y fiabilidad” que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) ha establecido en una reciente sentencia.

Ahora, el Gobierno ha hecho suya esta propuesta, afirmando que el objetivo es que “el registro horario y los asientos que se hagan en él no sean manipulables y tendremos que tender a que sean también accesible de manera remota e inmediata para la Inspección de Trabajo para cumplir con las exigencias de la UE”, expresó el secretario de Estado de Empleo, Joaquín Pérez Rey.

Sin embargo, Trabajo todavía no ha establecido cuándo ni cómo comenzarán a obligar a los negocios a que sus asalariados fichen por medios electrónicos. En este sentido, Pérez Rey consideró que “los detalles hay que pulirlos; habrá que dar un plazo, con flexibilidad para las empresas con más problemas, y trabajar en las herramientas que se vayan a usar.”

En todo caso, cualquier sistema de registro empleado deberá respetar los derechos de los trabajadores a la intimidad en relación con el entorno y la desconexión digital previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

 

¿Qué requisitos hay que cumplir para el registro de la jornada laboral?

El registro de la jornada laboral deberá cumplir con los siguientes requisitos:

- El registro de la jornada laboral será diario, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria fijada que puedan haber pactado las partes, establecida por el artículo 34 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

- El plazo de conservación de los registros de la jornada laboral será de 4 años.

- Todos los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social tendrán acceso a estos registros.

 

¿Se pueden usar los dispositivos de reconocimiento biométrico (facial, iris, huella dactilar) para el registro de la jornada laboral?

Respecto al uso de datos biométricos, el pasado 23 de noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos publicó una nueva Guía sobre el uso de datos biométricos para el control de presencia y acceso.

En este sentido, la AEPD ha cambiado su criterio respecto a la licitud del tratamiento de datos biométricos para el control de presencia, considerándolo actualmente como un tratamiento de alto riesgo debido a la categoría especial de los datos que se tratan (artículo 9.1 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos).

En aplicación de las directrices publicadas por el CEPD (Comité Europeo de Protección de datos) en mayo de 2022, la AEPD establece que el tratamiento de datos biométricos está prohibido salvo que concurran las circunstancias previstas en el artículo 9 del RGPD, en concreto, la necesidad para el cumplimiento de obligaciones legales o el consentimiento explícito de los trabajadores para levantar su prohibición.

En cuanto al registro de la jornada laboral y control de acceso con fines laborales, la AEPD considera que el consentimiento prestado por los trabajadores para su utilización no puede levantar la prohibición o ser una base para determinar la licitud de este, al existir un desequilibrio entre la persona a la que se somete al tratamiento (trabajador) y quien lo está llevando a cabo (empresa) que hace que el consentimiento no se esté prestando libremente.

Por ello, lo más recomendable es la utilización de tarjetas identificativas o cualquier otra medida alternativa que no implique el tratamiento de datos biométricos.

 

¿Existe algún caso especial en que se puedan usar dispositivos biométricos para el control de acceso?

La AEPD establece que, previo al tratamiento de datos biométricos, es obligatorio elaborar una Evaluación de Impacto relativa a la protección de datos estipulada en el artículo 35.7 del RGPD en la que la empresa acredite la superación del triple análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento de estos datos.

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, sí sería factible establecer el control de acceso mediante biometría vía Convenio Colectivo o, en su defecto, justificar en el interés público esencial el uso de estos sistemas en condiciones específicas de seguridad por motivos justificados. También estaría justificado, por ejemplo, si existiese una obligación judicial para ello, por ejemplo por petición de un tribunal.

 

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